Bibliothekssoftware und Bibliotheks-Management-System

GRACAMA Library ist ein umfangreiches Bibliotheks-Management-System (BMS /BIS), bei dem Sie Ihre Lehrmittel, Bücher oder Medien mittels Barcode/Etiketten verwalten können.

Die Bibliothekssoftware unterstützt neben der Verwaltung von Benutzerkonten auch die Ausleihverwaltung und Verbuchung von Arbeitsmitteln.

Die initiale Datenübernahme erfolgt über die OPAC (Online Public Access Catalogue) Schnittstelle.

Software zur Inventar- und Betriebsdokumentation

GRACAMA Cooperations unterstützt Sie bei Ihrer Inventar- und Betriebsdokumentation.

Die Softwarelösung bietet Ihnen die Verarbeitung und Aufnahme von:

  • Zählerstände
  • Betriebsmitteln
  • Betriebsfahrzeugen
  • Inventarisierung inkl. Prüftermine und Berichte via Barcode

Darüber hinaus sind Funktionen verfügbar:

  • individuelles Betriebstagebuch
  • Webbasierte Software zum Betrieb auf einem internen Server oder in der Cloud
  • Kompatibel zu den Betriebssystemen Windows, OS X und Linux
  • Auswertung und Dokumentation

Verleihsoftware und Vermietsoftware

GRACAMA Lending unterstützt die Verwaltung des Bestands, die Verleihung und Vermietung von jeglichen Arten von Assets mittels QR-Codes oder anderen Barcodes.

Damit können Sie den Inventarbestand von gesamten Anlegen bzw. dessen Ausstattung wie z.B. Mobiliar, techn. Güter, Werkzeuge, Steckdosen etc. umsetzen.

Vor Ort können Sie mit dem Tablet bzw. Smartphone per Kamera oder Handscanner die Barcodes der Artikel erfassen und entsprechend zuordnen. Per Scanvorgang sind Ein- und Ausbuchen von Beständen per via Smartphone und App möglich.

Dokumentieren Sie mit Fotos den Zustand Ihrer Artikel.

Die On-Premises bzw. cloudbasierte Lösung bietet Ihnen eine kostengünstige Alternative an.

Mehrere Benutzer können mit frei konfigurierbaren Zugriffsrechten verschiedene Prozesse ausführen. Die Mandantenfähigkeit bietet die Möglichkeit mehrere Projekte abzubilden und die jeweiligen Nutzer und dessen Lese- und Bearbeitungszugriff auf den Bereich Medientechnik zu begrenzen.

Mit den Export von Berichten über Lagerbestände, Ausleihen, Projekten anhand bestimmter Auswahlkriterien (Filterfunktion) sind Sie in der Lage eine Übersicht für Personen ohne Zugriff zum Inventar herzustellen (beispielsweise externes Personal).

Betrieb von Ladestationen für Elektrofahrzeuge

Das Startup “Premium-Ladestation GmbH” bietet flächendeckend Ladestationen für Elektroautos an. Schwerpunkt des Startups war die technische Realisierung der modernen Ladestationen für verschiedene Standards. Die Erfassung und Abrechnung sollte in einer zweiten Entwicklungsstufe durchgeführt werden. Premium-Ladestation GmbH hatte in der ersten Entwicklungsstufe Anfangsschwierigkeiten, so dass die Entwicklung der Software zur Erfassung und Abrechnung der Ladevorgänge die Einführung am Markt gefährdet.

Damals – Fehlende personelle und zeitliche Ressourcen für die Entwicklung der Abrechnungssoftware

Wie war die Ausgangssituation zuvor?

Durch die starke Zeitverzögerung in der ersten Entwicklungsphase zur Ladestation bestand für das Startup die Gefahr die Markteinführung des Produktes zu verschieben und den überlebensnotwendigen Umsatz nicht zu generieren.

Zudem hatte das Startup Schwierigkeiten ausreichend Software-Entwickler für die zweite Phase der Abrechnungssoftware zu organisieren.

Heute – Pünktliche Markteinführung und ein erfolgreiches Produkt

Wie sieht es heute aus?

Argumentationen

  • Zeitersparnis durch Nutzung das externe Abrechnungsmodules.
  • Keine Bereitstellung von Software-Entwicklern zur Erfassung und Abrechnung der Ladevorgänge.
  • Schnelle und eindeutige Auswertung möglich

Technische Umsetzung am Beispiel

Das Startup betreibt überregional verschiedene Ladestationen. Diese Stationen sind mit der Zentralverwaltungseinheit für die Kunden-Autorisierung und für das Status-Monitoring verbunden.

Die Ladestationen selbst schicken Ihre erfassten Daten (Abrechnungszeitpunkt und die Menge an entnommenen Strom an der Ladestation) direkt an die Rest-API des ImmobilienPflegeManager’s. Die Erfassung und Abrechnung erfolgt dann direkt über den ImmobilienPflegeManager.

Branchenlösung für Erlebnisbäder, Schwimmhallen und Schwimmbäder

Das mittelgroße Unternehmen “Sport- und Freizeitbad GmbH” in einer 100.000 Einwohnerstadt betreibt eine Freibadanlage, Schwimm- und Freizeitbad und eine große Sauna-Landschaft. Die Geschäftsleitung sucht für die Einhaltung der Wartung und Pflege seines Inventars ein einfach zugängliche und kostengünstiges Software-Lösung.

Damals – Undurchsichtig und kompliziert

Wie war die Ausgangssituation zuvor?

Die technischen Mitarbeiter der “Sport- und Freizeitbad GmbH” hatte im Laufe des mehrjährigen Betriebes der technischen Anlagen zunehmend Schwierigkeiten den genauen Status jeder einzelnen Anlage zu ermitteln. Nur mit erhöhtem Aufwand war es möglich die Daten für ein Reporting zu erstellen. Das Erstellen von historischen Verläufen bei der Wartung und Pflege der Anlagen war nur in einem geringen Umfang möglich.

Oftmals passierte es, dass die Wartung und Pflege der Anlagen verspätet oder gar nicht durchgeführt wurden. Erst durch im Kontrollprozess durch die zuständigen örtlichen Behörden wurde diese Missstand entdeckt. Es drohten Bußgelder.

Personalwechsel brachten zudem Schwierigkeiten, da nicht dokumentiertes Wissen durch die Person aus dem Unternehmen verloren gegangen ist.

Heute – Geplante und nachvollziehbare Wartung und Pflege möglich

Wie sieht es heute aus?

Die “Sport- und Freizeitbad GmbH” setzt mittlerweile GRACAMA Cooperations als primäres Management-Werkzeug zur Planung und Durchführung von Pflegemaßnahmen aller im Bad befindlichen Inventars ein.

Argumentationen

  • Transparente Historie der durchgeführten und offenen Wartungs- und Pflegemaßnahmen der technischen Anlagen.
  • Zeitersparnis bei der Erstellung von Status-Berichten.
  • Optimale Planung von zukünftige Wartungs- und Pflegemaßnahmen der technischen Anlagen.

Mehrwehrt für “Sport- und Freizeitbad GmbH”

  • Der technische Betriebsleiter der “Sport- und Freizeitbad GmbH” erhält mit wenig Aufwand alle geplanten und durchgeführten Pflege- Wartungsarbeiten der technischen Anlagen als Report.
  • Die Geschäftsführung ist gegenüber von Prüfbehörden (z.B. TÜV) sofort in der Lage die durchgeführten Wartungsmaßnahmen an technischen Anlagen und Einrichtungen nachzuweisen.
  • Wiederkehrende Arbeiten können mit nur wenig Aufwand erstellt werden, so dass diese nicht mehr vergessen werden.

Kurzvideo in der Rolle als Mitarbeiter eines Erlebnisbades

Anwendungsbeispiel – GaLaBau-Unternehmen und Hausmeisterservices.

Das GaLaBau-Unternehmen “Grün und Freiraum” GmbH spezialisiert sich mehr und mehr auf Dienstleistung zur Pflege von Grünanlagen insbesondere für Wohnungsgesellschaften und Städte. “Grün und Freiraum” GmbH sucht nach einem Alleinstellungsmerkmal im eigenen Marktsegment.

Damals – Undurchsichtig und kompliziert

Wie war die Ausgangssituation zuvor?

Marktreichweite und Preiskampf

Die “Grün und Freiraum” GmbH hat das Ziel seine Dienstleistungen für die Pflege von Grünflächen insbesondere für große Wohnungsgesellschaften und Städten weiter auszubauen. Die Schwierigkeiten ist neben der richtigen Positionierung am Markt das Alleinstellungsmerkmal gegenüber den Mitbewerbern zu finden.

Welche Probleme entstanden?

Durch die schrittweise Anpassung der Preise konnte sich die “Grün und Freiraum” GmbH nur kurzfristig im Markt behaupten. Mitbewerber haben auf die niedrigeren Preise reagiert und wiederum preisgünstigere Angebote abgegeben.

Dies hat dazu geführt, dass die “Grün und Freiraum” GmbH nicht mehr im Markt mithalten konnte, da die Erhaltungskosten höher waren als die realisierten Umsätze im Niedrigpreissektor.

Die Abhebung von Mitbewerbern durch die Preisgestaltung ist bis zu einem gewissen Grad möglich gewesen.

Der Geschäftsführer der “Grün und Freiraum” GmbH suchte nach einer Möglichkeiten neben den Dienstleistungen weiteren Mehrwert seinem Kunden anzubieten.

Heute – Leistungssteigerung mit System

Wie sieht es heute aus?

Die “Grün und Freiraum” GmbH setzt mittlerweile GRACAMA Cooperations als Argumentationsgrundlage ein.

Argumentationen

  • Transparente Abrechnung von geleisteten Dienstleistungen.
  • Zeitersparnis bei der Wohnungsgesellschaft durch optimierte Arbeitsabläufe.
  • Optimale Planung von zukünftige Maßnahmen und zeitliche Abstimmung durch geringere Kommunikation.

Mehrwehrt für “Grün und Freiraum” GmbH

  • Die Mitarbeiter der “Grün und Freiraum” GmbH können selbstständig die getätigten Leistungen auf den Grundstücken mobil buchen.
  • Zeitersparnis beim Abrechnen der Leistungen beim Kunden.
  • Minimierung der Kommunikation mit den Auftraggebern, um “nur den Stand der Dinge” abzufragen.

Anwendungsbeispiel – Wohnungsgesellschaften, Städten und Gemeinden

Eine mittelgroße städtische Wohnungsgesellschaft lässt Ihre Liegenschaften durch vier externe GaLaBau-Unternehmen pflegen. Das Beispiel illustriert den Einsatz des ImmobilienPflegeManager’s in diesem Bereich.

Damals war es undurchsichtig und kompliziert

Wie war die Ausgangssituation zuvor?

Die Gebäudewirtschaft hat für die Pflege Ihrer Liegenschaften vier externe GaLaBau-Unternehmen unter Vertrag. Die Liegenschaften waren in vier Lose unterteilt und jeweils einem Unternehmen zugeordnet.

Ein zusätzlich extern beauftragtes Unternehmen für Garten- und Landschaftsbau fungiert zusätzlich als Controller zwischen der Wohnungsgesellschaft und den GaLaBau-Unternehmen.

Der Arbeitsablauf mit dem vermeintlichen “Allrounder” Microsoft Excel

Die Gebäudewirtschaft nutzt intern ein ERP-System, um dessen betriebswirtschaftlichen Prozesse abzubilden. Für die Planung und Organisation der Maßnahmen auf den einzelnen Grundstücken kann die eingesetzte Software die Anforderungen nicht gewährleisten.

Damit die einzelnen Parteien die Planung und Abrechnung gerecht werden, wurde eine komplizierte Excel-Liste erstellt, in dem nebst den Grundstücken die geplanten und die abgerechneten Maßnahmen dokumentiert werden können.

Die Pflege der Excel-Liste wird sowohl durch die Mitarbeiter der Gebäudewirtschaft als auch den Mitarbeiter als Controller-Funktion bearbeitet.

Die Excel-Listen wurden per E-Mail jeweils versandt, ergänzt und entsprechend an die Stellen wieder geschickt. Hierbei wurden die Änderungen in einer Master-Excel-Liste übernommen.

Welche Probleme entstanden?

Die Mitarbeiter der Wohnungsgesellschaft hatten die Schwierigkeit die geänderten Werte in der zugeschickten Excel-Datei zu finden und in die Master-Excel-Datei zu übertragen.

Dabei entstanden regelmäßig Übertragungsfehler, welche erst einige Wochen später oder gar nicht entdeckt wurden.

Der Überblick, welche Excel-Liste die Aktuelle ist, war nur schwer aufrecht zu halten.

Heute – Leistungssteigerung mit System

Wie sieht es heute aus?

Die Gebäudewirtschaft setzt mittlerweile den GRACAMA Cooperations ein.

Schnelle Einrichtung

  • Alle Stammdaten wie Grundstücke / Liegenschaften, abrechenbare Leistungen und die dazugehörigen Verträge inklusive Preise wurden in den GRACAMA per Datenimport hinzugefügt.
  • Jeder Mitarbeiter der Gebäudewirtschaft und der GaLaBau-Unternehmen erhielt im Zuge der Umstellung jeweils einen Zugang zum System.
  • Wie mit dem GaLaBau-Unternehmen vertraglich vereinbart, wurden die Grundstücke / Liegenschaften im System den jeweiligen Unternehmen zugeordnet.

Verbesserter Arbeitsablauf

  • Die Mitarbeiter der jeweiligen GaLaBau-Unternehmen haben nun die Möglichkeit die getätigten Leistungen auf den Grundstücke zu buchen.
  • Die Mitarbeiter des zu prüfenden Unternehmens kontrollieren die getätigten Leistungen und bestätigen die einzelnen Buchungen als erledigt.
  • Mit Hilfe verschiedener Auswertungsberichte können mit den GaLaBau-Unternehmen die nächsten Maßnahmen geplant und ausgeführt werden.
  • Per Knopfdruck können Rechnungen und Berichte erzeugt werden.

Kurzvideo in der Rolle als Mitarbeiter einer Wohnungsgesellschaft

Kurzvideo in der Rolle als externer Mitarbeiter in einem GaLaBau-Unternehmen